Rédiger un email dans le domaine privé ou dans le domaine professionnel sont deux choses très différentes : en effet, de nombreuses règles sont à connaître et à appliquer pour bien écrire un email professionnel et faire correctement passer le message. Voici quelques conseils pour rédiger un email efficace.

Identifier le bon destinataire

La première chose à faire est d’identifier clairement la personne à qui l’on s’adresse : s’agit il d’un collègue, d’un supérieur ou d’une personne extérieure à l’entreprise ? Bien identifier le destinataire de votre mail permettra d’utiliser des formules et un langage adaptés. Par ailleurs, il faut s’interroger sur l’utilité de partager le mail ou non avec vos collaborateurs. L’erreur la plus répandue dans les structures de toutes tailles, est de multiplier le nombre de destinataires en copie des emails. Ces emails inutiles sont une énorme source de dysfonctionnements et de pertes de temps. Selon une étude de Mc Kinsey, les employés de bureau passeraient en moyenne 28% de leur temps à écrire, lire ou trier leurs emails. Pour augmenter l’efficacité de vos équipes il est donc essentiel de traquer les emails inutiles et d’édicter des règles claires à ce sujet.
Pour éviter d’importuner vos collègues il est donc primordiale de limiter le nombre de personnes en copie de vos emails. Il faut garder un tête que les personnes en copie doivent correspondre uniquement à des supérieurs hiérarchique. Mettre en copie un supérieur hiérarchique induit implicitement que vous attendez de lui qu’il veille personnellement à ce que le travail soit effectué. A l’inverse, vous ne devez jamais mettre en copie les collaborateurs placés sous l’autorité du destinataire, c’est à ce dernier qu’il incombe de répartir les tâches et de veiller à leur bonne exécution.

La concision : le mot-clé

Lorsqu’on écrit un email professionnel, la concision est de rigueur. Il faut aller au but afin que le destinataire comprenne clairement le sujet du mail : les formules alambiquées, trop longues sont clairement à éviter. D’où l’importance de rédiger avec soin l’objet du mail : le destinataire saura directement s’il s’agit d’un mail important ou non.
Bien entendu, vous prendrez soin de donner tous les détails et compléments d’informations nécessaires dans les documents envoyés en pièce jointe. Le corps de votre message se doit d’être un résumé rapide des actions accomplies ou attendues en réponse à votre courriel.

Les meilleures formules de politesse pour Email Professionnel

Chaque mail doit commencer par une adresse au destinataire : Madame ou Monsieur suivi du nom ou de la profession exercée. De cette manière, le destinataire se sentira directement concerné. Un simple « Bonjour » serait au contraire le signe d’un certain désintérêt vis-à-vis de la personne à qui l’on écrit, surtout si on la contacte pour la première fois.

De la même manière, un mail professionnel doit se terminer par une formule de salutation. Rien ne sert de se montrer trop élogieux, mais remercier l’interlocuteur pour l’attention portée au mail est un minimum.

Les formules de salutation les plus utilisées sont:

« Cordialement. »
« Bien à vous. »
« Bien cordialement. »
« Respectueusement. »
« Amitiés. »
« Amicalement. »
« Sincères salutations. »
« Sincèrement. »
« Bien sincèrement. »
« Sincèrement vôtre. »
« Cordialement vôtre. »
« Bonne réception. »

Le vouvoiement est bien sûr obligatoire, sauf si l’interlocuteur indique qu’il préfère le tutoiement. Le vouvoiement est une marque de respect qui montre qu’on prend le destinataire au sérieux, ce qui est primordial pour de bonnes relations professionnelles.

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1 Comment

  1. LOROT  /  14 janvier 2016, 16 h 07 min Reply

    Bonjour,
    Je trouve ça dommage pour un site professionnel de faire d’aussi grosses fautes d’orthographes.

    Merci de bien comprendre l’intention de ce message.

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